Co pro vás můžeme vytvořit?

Když vedoucí přidělí práci, člověk, který ji provádí, potřebuje vědět, co se od něj očekává, do kdy má být hotová a kde najde potřebné podrobnosti. Vedoucí zase potřebuje vidět, jak práce postupuje, kdo za ni odpovídá a zda něco vyžaduje pozornost. Společná aplikace by mohla soustředit úkoly, harmonogramy a odpovědnosti na jednom místě. Práci lze přidělovat, sledovat její průběh a zaznamenávat dokončení, aniž by všichni potřebovali přístup ke stejným informacím. Oprávnění mohou odpovídat roli každého člověka, takže zaměstnanci a vedoucí využívají části systému důležité pro jejich práci.

Přijetí faktury bývá spíše začátkem procesu než jeho koncem. Může být potřeba kontrola, schválení, související doklady nebo potvrzení platby. Pokud jsou tyto záznamy rozptýlené ve složkách, e-mailech a různých systémech, zjišťování, co už bylo schváleno nebo zaplaceno, stojí více úsilí, než by mělo. Aplikace na míru by mohla uchovávat faktury, výdaje a související doklady pohromadě, zaznamenávat fáze schvalování a sledovat stav plateb. Potřebné informace by také mohla připravovat pro vaše stávající účetní nástroje. Než určíme, jak to bude fungovat, vyjasníme si s odpovědnými lidmi finanční postupy, požadavky na výkazy a rozdělení odpovědností.

Které objednávky ještě čekají na dokončení? Kolik práce už je hotovo? Jak dlouho trvají jednotlivé zakázky? Na takové otázky by měl systém přehledů pomoci odpovědět, aniž by někdo musel informace ručně skládat dohromady. Z údajů zaznamenaných při každodenní práci by aplikace mohla zobrazovat nevyřízené objednávky, dokončené zakázky a čas věnovaný jednotlivým činnostem. Filtry by uživatelům umožnily prohlížet potřebné informace a exporty by umožnily jejich využití i jinde. Než rozhodneme, co do přehledu patří, vyjasníme si význam každého údaje a firemní rozhodnutí, která má podpořit. Zobrazovat čísla jen proto, že je lze měřit, nemá velkou hodnotu.

Požadavek zákazníka je přijat. Někdo založí zakázku, předá podrobnosti správnému týmu a zajistí, aby byl připraven další úkol. Každý krok může být sám o sobě jednoduchý, ale celý postup se hůře sleduje, pokud záleží na tom, zda si lidé vzpomenou na každé předání. Aplikace by mohla převzít rutinní části tohoto sledu: založit zakázku po přijetí požadavku, upozornit odpovědný tým a připravit další úkol. Určíme podmínky spouštějící jednotlivé akce, výjimky vyžadující pozornost a místa, kde je potřeba schválení. Cílem je omezit opakující se práci, aniž bychom lidem brali rozhodnutí, za která odpovídají.

Objednávku z e-shopu může být potřeba zanést i do skladového systému, předat lidem připravujícím doručení a zpřístupnit člověku, který odpovídá na dotaz zákazníka. Pokud tyto nástroje fungují odděleně, zaměstnanci mohou stejné údaje o objednávce zadávat, kontrolovat nebo opravovat opakovaně. Propojení systémů by mohlo umožnit přenos potřebných změn objednávky mezi obchodem, skladovou evidencí a zákaznickým portálem bez opakovaného ručního zadávání. Možnosti propojení závisí na rozhraních jednotlivých systémů. Než integraci dohodneme, posoudíme tato rozhraní, potřebná přístupová oprávnění a postup při neúspěšné výměně dat. Propojení tak vymezíme podle informací, které se skutečně potřebují mezi systémy přenášet.