Co możemy dla ciebie stworzyć?

Gdy menedżer przydziela zadanie, osoba, która je wykonuje, musi wiedzieć, czego się od niej oczekuje, jaki jest termin i gdzie znaleźć potrzebne szczegóły. Menedżer z kolei potrzebuje wiedzieć, jak postępuje praca, kto za nią odpowiada i czy coś wymaga uwagi. Wspólna aplikacja mogłaby zebrać zadania, harmonogramy i odpowiedzialności w jednym miejscu. Można przydzielać pracę, śledzić postęp i zapisywać wykonane zadania bez konieczności udostępniania wszystkim tych samych informacji. Uprawnienia mogą odpowiadać roli każdej osoby, dając pracownikom i menedżerom dostęp do części systemu związanych z ich pracą.

Otrzymanie faktury często rozpoczyna proces, zamiast go kończyć. Może wymagać sprawdzenia, zatwierdzenia, dokumentów uzupełniających lub potwierdzenia płatności. Gdy te informacje są rozproszone między folderami, e-mailami i różnymi systemami, ustalenie, co zatwierdzono lub opłacono, może wymagać więcej pracy, niż powinno. Indywidualna aplikacja mogłaby przechowywać razem faktury, wydatki i związane z nimi dokumenty, rejestrować etapy zatwierdzania i śledzić status płatności. Potrzebne informacje mogłyby też być przygotowywane dla używanych już narzędzi księgowych. Zanim określimy sposób działania, ustalamy procedury finansowe, wymagania raportowania i podział odpowiedzialności z osobami, które nimi zarządzają.

Które zamówienia nadal czekają na realizację? Ile pracy już wykonano? Jak długo trwają poszczególne zadania? Na takie pytania powinien pomagać odpowiadać system raportowania, bez konieczności ręcznego składania informacji w całość. Korzystając z zapisów powstających w codziennej pracy, aplikacja mogłaby pokazywać otwarte zamówienia, wykonane zlecenia i czas poświęcony poszczególnym czynnościom. Filtry pozwalałyby przeglądać potrzebne informacje, a eksport — korzystać z nich w innych miejscach. Zanim zdecydujemy o zawartości raportu, ustalamy znaczenie każdej wartości i decyzje biznesowe, które ma wspierać. Wyświetlanie liczb tylko dlatego, że można je zmierzyć, ma niewielką wartość.

Zgłoszenie klienta zostaje przyjęte. Ktoś tworzy zlecenie, przekazuje szczegóły właściwemu zespołowi i dba o przygotowanie następnego zadania. Każdy krok może być prosty sam w sobie, ale trudniej śledzić cały proces, gdy jego postęp zależy od pamiętania o każdym przekazaniu pracy. Aplikacja mogłaby obsługiwać rutynowe części tego ciągu: utworzyć zlecenie po przyjęciu zgłoszenia, powiadomić odpowiedni zespół i przygotować kolejne zadanie. Określamy warunki uruchamiające każdą czynność, wyjątki wymagające uwagi i miejsca, w których potrzebne jest zatwierdzenie. Celem jest ograniczenie powtarzalnej pracy bez odbierania osobom odpowiedzialnym możliwości podejmowania decyzji.

Zamówienie złożone w sklepie internetowym może też wymagać zapisania w systemie magazynowym, przekazania osobom przygotowującym dostawę i udostępnienia osobie odpowiadającej na pytanie klienta. Gdy narzędzia działają osobno, pracownicy mogą wielokrotnie wprowadzać, sprawdzać lub poprawiać te same dane zamówienia. Połączenie systemów mogłoby umożliwić przekazywanie istotnych zmian zamówienia między sklepem, ewidencją magazynową i portalem klienta bez powtarzanego ręcznego wprowadzania danych. Możliwości połączenia zależą od interfejsów udostępnianych przez poszczególne systemy. Przed uzgodnieniem integracji sprawdzamy te interfejsy, niezbędne uprawnienia dostępu i sposób obsługi nieudanych wymian danych. Dzięki temu połączenie odpowiada informacjom, które rzeczywiście muszą przepływać między systemami.