Cosa possiamo realizzare per te?

Quando un responsabile assegna un lavoro, chi lo esegue deve sapere cosa ci si aspetta, entro quando va completato e dove trovare i dettagli rilevanti. Il responsabile, a sua volta, deve vedere come procede il lavoro, chi ne risponde e se qualcosa richiede attenzione. Un’applicazione condivisa potrebbe riunire incarichi, calendari e responsabilità in un unico posto. Si possono assegnare lavori, seguirne l’avanzamento e registrare quelli conclusi senza dare a tutti accesso alle stesse informazioni. I permessi possono riflettere il ruolo di ciascuno, fornendo a dipendenti e responsabili le parti del sistema utili al proprio lavoro.

Ricevere una fattura è spesso l’inizio di un processo, non la sua conclusione. Potrebbero servire una verifica, un’approvazione, documenti giustificativi o la conferma del pagamento. Se questi elementi sono sparsi tra cartelle, e-mail e sistemi diversi, stabilire cosa è stato approvato o pagato può richiedere più lavoro del necessario. Un’applicazione su misura potrebbe riunire fatture, spese e relativi documenti, registrare le fasi di approvazione e monitorare lo stato dei pagamenti. Le informazioni rilevanti potrebbero anche essere preparate per gli strumenti contabili esistenti. Prima di definirne il funzionamento, concordiamo procedure finanziarie, requisiti dei report e responsabilità con chi li gestisce.

Quali ordini sono ancora da completare? Quanto lavoro è stato concluso? Quanto tempo richiedono determinati interventi? Un sistema di report dovrebbe aiutare a rispondere a queste domande senza dover ricostruire manualmente le informazioni. Usando i dati già registrati nel lavoro quotidiano, un’applicazione potrebbe mostrare ordini in sospeso, interventi conclusi e tempo dedicato alle singole attività. I filtri permetterebbero di esaminare le informazioni necessarie, mentre le esportazioni le renderebbero disponibili altrove. Prima di decidere cosa inserire in un report, definiamo il significato di ogni dato e le decisioni aziendali che deve supportare. Mostrare numeri solo perché sono misurabili ha poco valore.

Una richiesta del cliente viene accettata. Qualcuno crea un incarico, passa i dettagli al team giusto e si assicura che l’attività successiva sia pronta. Ogni passaggio può essere semplice, ma il processo diventa più difficile da seguire se dipende dal fatto che le persone si ricordino ogni passaggio di consegne. Un’applicazione potrebbe gestire le parti ripetitive della sequenza: creare un incarico quando viene accettata una richiesta, avvisare il team responsabile e preparare l’attività successiva. Definiamo le condizioni che attivano ogni azione, le eccezioni da seguire e i punti in cui serve un’approvazione. Lo scopo è ridurre il lavoro ripetitivo senza togliere le decisioni alle persone responsabili.

Un ordine effettuato in un negozio online potrebbe dover comparire anche nel sistema di magazzino, raggiungere chi prepara la consegna ed essere visibile a chi risponde alle richieste del cliente. Se gli strumenti lavorano separatamente, il personale può ritrovarsi a inserire, controllare o correggere più volte gli stessi dettagli dell’ordine. Collegare i sistemi potrebbe far circolare gli aggiornamenti rilevanti degli ordini tra negozio, registri di magazzino e portale clienti, evitando inserimenti manuali ripetuti. Le connessioni possibili dipendono dalle interfacce disponibili in ogni sistema. Prima di concordare l’integrazione, esaminiamo queste interfacce, i permessi di accesso necessari e la gestione degli scambi non riusciti. In questo modo il collegamento viene definito intorno alle informazioni che devono realmente passare tra i sistemi.