Što možemo izraditi za vas?

Kada voditelj dodijeli posao, osoba koja ga obavlja treba znati što se očekuje, kada mora biti dovršen i gdje su važne pojedinosti. Voditelj istodobno treba vidjeti kako rad napreduje, tko je odgovoran i zahtijeva li nešto pažnju. Zajednička aplikacija mogla bi objediniti zadatke, rasporede i odgovornosti na jednom mjestu. Poslove je moguće dodjeljivati, pratiti napredak i bilježiti dovršeni rad bez potrebe da svi imaju pristup istim informacijama. Ovlasti mogu odražavati ulogu svake osobe, tako da zaposlenici i voditelji dobivaju dijelove sustava važne za njihov posao.

Primitak računa često je početak postupka, a ne njegov završetak. Mogu biti potrebni provjera, odobrenje, popratna dokumentacija ili potvrda plaćanja. Kada su ti zapisi razasuti po mapama, e-porukama i različitim sustavima, utvrđivanje onoga što je odobreno ili plaćeno može zahtijevati više truda nego što bi trebalo. Aplikacija po mjeri mogla bi objediniti račune, troškove i popratne dokumente, evidentirati faze odobravanja i pratiti status plaćanja. Važne informacije mogle bi se pripremiti i za postojeće računovodstvene alate. Prije određivanja načina rada s odgovornim osobama utvrđujemo financijske postupke, zahtjeve izvješćivanja i odgovornosti.

Koje narudžbe još nisu dovršene? Koliko je posla obavljeno? Koliko traju pojedini poslovi? Sustav izvješćivanja trebao bi pomoći odgovoriti na takva pitanja bez ručnog sastavljanja informacija. Na temelju podataka već prikupljenih tijekom rada aplikacija bi mogla prikazivati otvorene narudžbe, dovršene poslove i vrijeme utrošeno na pojedine aktivnosti. Filtri bi korisnicima omogućili pregled potrebnih podataka, a izvoz njihovu uporabu drugdje. Prije odluke što ulazi u izvješće utvrđujemo značenje svake brojke i poslovne odluke koje treba poduprijeti. Prikazivati brojke samo zato što ih možemo mjeriti nema mnogo smisla.

Zahtjev klijenta je prihvaćen. Netko otvara posao, prosljeđuje pojedinosti odgovarajućem timu i priprema sljedeći zadatak. Svaki korak može biti jednostavan, no postupak je teže pratiti kada ovisi o tome da se ljudi sjete svake predaje. Aplikacija bi mogla preuzeti rutinske dijelove tog niza: otvoriti posao nakon prihvaćanja zahtjeva, obavijestiti odgovorni tim i pripremiti sljedeći zadatak. Definiramo uvjete koji pokreću radnje, iznimke koje zahtijevaju pažnju i točke na kojima je potrebno odobrenje. Cilj je smanjiti ponavljajući rad, bez oduzimanja odluka osobama odgovornima za njih.

Narudžba iz internetske trgovine možda se treba pojaviti i u sustavu zaliha, stići osobama koje pripremaju dostavu i biti vidljiva osobi koja odgovara na upit kupca. Kada ti alati rade odvojeno, zaposlenici mogu više puta unositi, provjeravati ili ispravljati iste pojedinosti narudžbe. Povezivanjem sustava važne promjene narudžbi mogle bi se prenositi između trgovine, evidencije zaliha i korisničkog portala bez ponavljanja ručnog unosa. Mogućnosti povezivanja ovise o sučeljima svakog sustava. Prije dogovora o integraciji provjeravamo ta sučelja, potrebne ovlasti pristupa i postupanje s neuspješnim razmjenama. Tako se povezivanje definira prema informacijama koje zaista trebaju prelaziti između sustava.