O que podemos criar para si?

Quando um gestor atribui um trabalho, quem o executa precisa de saber o que se espera, quando deve estar concluído e onde encontrar os detalhes relevantes. O gestor, por sua vez, precisa de ver como o trabalho avança, quem é responsável e se há algo que exija atenção. Uma aplicação partilhada poderia reunir tarefas, calendários e responsabilidades num único local. Seria possível atribuir trabalhos, acompanhar o progresso e registar o que ficou concluído sem dar a todos acesso à mesma informação. As permissões podem refletir a função de cada pessoa, disponibilizando aos colaboradores e gestores as partes do sistema relevantes para o seu trabalho.

Receber uma fatura é muitas vezes o início de um processo, e não o fim. Pode ser necessário verificá-la, aprová-la, juntar documentos ou confirmar o pagamento. Quando esses registos estão dispersos por pastas, e-mails e sistemas diferentes, perceber o que foi aprovado ou pago pode dar mais trabalho do que deveria. Uma aplicação à medida poderia reunir faturas, despesas e respetivos documentos, registar as etapas de aprovação e acompanhar o estado dos pagamentos. A informação relevante poderia também ser preparada para as ferramentas de contabilidade existentes. Antes de definir o funcionamento, esclarecemos os procedimentos financeiros, os requisitos dos relatórios e as responsabilidades com quem os gere.

Que encomendas continuam por concluir? Quanto trabalho foi terminado? Quanto tempo demoram determinados trabalhos? Um sistema de relatórios deve ajudar a responder a estas perguntas sem obrigar alguém a reunir a informação manualmente. Com base nos registos já criados no trabalho diário, uma aplicação poderia mostrar encomendas pendentes, trabalhos concluídos e tempo gasto em cada atividade. Os filtros permitiriam aos utilizadores examinar a informação necessária e as exportações disponibilizá-la noutros locais. Antes de decidir o que incluir num relatório, definimos o significado de cada valor e as decisões empresariais que deve apoiar. Mostrar números apenas porque podem ser medidos tem pouco valor.

Um pedido de cliente é aceite. Alguém cria um trabalho, transmite os detalhes à equipa certa e garante que a tarefa seguinte está preparada. Cada passo pode ser simples por si só, mas o processo torna-se mais difícil de acompanhar quando depende de as pessoas se lembrarem de todas as passagens de informação. Uma aplicação poderia tratar das partes rotineiras dessa sequência: criar um trabalho quando um pedido é aceite, avisar a equipa responsável e preparar a tarefa seguinte. Definimos as condições que ativam cada ação, as exceções que exigem atenção e os pontos em que é necessária aprovação. O objetivo é reduzir o trabalho repetitivo sem retirar decisões às pessoas responsáveis por as tomar.

Uma encomenda feita numa loja online pode também ter de aparecer num sistema de stock, chegar a quem prepara a entrega e estar visível para quem responde a um pedido do cliente. Quando essas ferramentas funcionam separadamente, os colaboradores podem acabar por introduzir, verificar ou corrigir os mesmos dados várias vezes. Ligar os sistemas poderia permitir que as atualizações relevantes das encomendas circulassem entre a loja, os registos de stock e o portal de clientes sem introdução manual repetida. O que pode ser ligado depende das interfaces disponíveis em cada sistema. Analisamos essas interfaces, as permissões de acesso necessárias e a forma de tratar trocas de dados falhadas antes de acordar a integração. Assim, a ligação é definida em função da informação que realmente precisa de circular entre sistemas.